9 consejos para elegir bien a los proveedores

9 consejos para elegir bien a tus proveedores

Miriam Sastre

9 de marzo de 2021
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¿Cuántas veces te han surgido dudas cuando has tenido que externalizar una tarea? Probablemente nadie hará nada igual que tú, tú no eres experto en todo y solo tienes dos manos y tiempo limitado. Está claro, hay que aprender a delegar. Algo que nos cuesta mucho, pero que es la manera más sencilla de realizar una tarea con eficacia y menos errores. Eso, o busca la preparación adecuada para ejercer dicha tarea sin perder el tiempo.

A lo largo de mi carrera he trabajado en empresas de todos los tamaños y he abarcado mi plato y el de otros tres, pero en todos los puestos he necesitado que otros cubran ciertas tareas, o por falta de tiempo o de conocimientos. La relación con un proveedor se vuelve muy estrecha, quieres que vea tu visión, transmitirle exactamente lo que quieres que haga y que se sienta parte de la toma de decisiones. Sin embargo, como te puedes imaginar, he aprendido más de los proveedores con los que me ha ido mal que con los que me ha ido bien, porque saber lo que no quieres, te ayuda a saber lo que SÍ necesitas.

Los proveedores son clave en cualquier negocio, no hay duda, y pueden representar el éxito o el fracaso de un proyecto, así que su elección bien merece una reflexión. En este artículo veremos algunos aspectos clave que deberías tener en cuenta para elegir al mejor proveedor.

1 – Confianza

La palabra clave y lo que debemos buscar ante todo. La confianza se construye, es verdad, pero también viene determinada por nuestra impresión, los primeros contactos con el proveedor y, en menor medida, de la intuición. Sí, a veces, merece la pena escuchar a esa vocecilla que tenemos dentro.

Un proveedor de confianza se preocupará de tu proyecto como si fuera el suyo y querrá garantizarte los mejores resultados posibles, pondrá atención al detalle y será como parte de tu equipo. Es una verdadera gozada trabajar con alguien en quien confías, con quien puedes ser completamente honesto y con alguien del que valoras su honestidad y buen hacer.

2 – Trato cercano y disponibilidad

Conviene saber si el proveedor que estás contratando estará disponible para ti o si tiene una entrega muy importante en las mismas fechas que tu empresa o cuestiones similares; si te cogerá el teléfono un sábado en plena crisis o si responderá a tus emails de las 10 de la noche.

Es muy importante establecer una relación y como toda relación, tendrá sus normas. ¿Podéis mandaros whatsapps? ¿Y audios? ¿Podéis mandaros mensajes directos sin mucha floritura y al grano? Por el contrario, ¿queréis mantener una formalidad y seriedad? Para gustos, los colores. No porque la relación sea más de tú a tú implica que haya menos profesionalidad, y hasta me atrevería a decir que suele ser lo contrario. A mayor confianza, mejor trato (y a la inversa) y mayor disponibilidad y mejores resultados.

3 – Experiencia demostrada

Evidentemente buscamos a alguien que sepa desarrollar bien una tarea concreta y, por lo tanto, tendrá que demostrárnoslo a través de un portfolio o muestras. De poco nos sirve llevarnos bien con un proveedor, si no es capaz de realizar la tarea de una manera excepcional y profesional.

Compara varios proveedores, y ante la duda, usa la baza del trato: ¿con quién me sentiría yo mejor trabajando? Vas a invertir muchas horas de tu tiempo en esa persona/empresa, mejor será que os llevéis bien

4 – Flexibilidad y adaptación

Los proyectos cambian en el último minuto – llega una pandemia mundial y te obliga a hacer los eventos online, por ejemplo- y con cambiar puede ser evolucionar – necesitabas una web sencilla y al final has decidido tener también compra online, por ejemplo- y la flexibilidad del proveedor será importante para ayudarte a encontrar soluciones a posibles retos o inconvenientes que pudieran surgir.

Quieres alguien que te ayude a cumplir objetivos, a llegar a tiempo a la fecha de entrega. Alguien que se adapte a tu proyecto y a tu empresa, no alguien que exija que tú te adaptes a lo que ya conocen. Alguien innovador, que sepa escuchar y con mente abierta, porque a veces las soluciones las encontraréis juntos e incluso probaréis cosas nuevas juntos y tendréis que compartir ese aprendizaje. No queremos proveedores encajonados.

5 – Durabilidad

Queremos siempre una relación a largo plazo, que tenga proyección de futuro. Un proveedor que pueda evolucionar contigo y con tu proyecto, que afronte los nuevos retos contigo y te ayude a ir siempre un pasito más allá, porque, claro, siempre lo mismo, aburre. Alguien que te garantice el mantenimiento de los logros obtenidos y que te impulse a ir obteniendo nuevos. Por ejemplo, empezar con una web muy, muy sencilla y decidir darle un nuevo aire con textos más marketinianos y más atractivos, o hacer una campaña de marketing directo para conseguir más visitas a tu web. El crecimiento puede ser lento, pero siempre constante.

Además, cambiar o empezar de nuevo con un proveedor que no sabe nada de tu misión, visión y valores es trabajo duro. Los primeros pasos hay que ir muy de la mano, siguiendo cada coma, cada punto y coma para estar alineados, y toda esa inversión de tiempo merece la pena si, poco a poco, le puedes ir soltando la mano y ver que sabe andar solo y respetando tu política de empresa. ¿Cuántas veces quieres enseñar?

6 – Tamaño: no siempre más es mejor

El refranero popular nos anima a pensar que más siempre es mejor, “ande o no ande, caballo grande”, “a caballo grande, grandes espuelas”, “no todo lo grande es bueno, pero todo lo bueno es grande” y un sinfín de dichos más. Y aunque soy una fan de este tipo de sabiduría popular, para este caso concreto no concuerda.

Me declaro fan de los freelancers y de las empresas pequeñas, sin duda. Normalmente, el trato es diferente, como comprar en la panadería de Juan que ya sabe perfectamente cómo te gusta la cocción y te da la barra “para ti”. Esa sensación.

Es cierto que una empresa grande, probablemente, pueda ofrecerte más servicios, más personal e incluso una mayor rapidez, pero, a menudo, también, un servicio más frío e impersonal. Puede que ya tengan el pack de lo que “necesitas” listo para empaquetar, pero a lo mejor, precisamente por ese motivo, son más cerrados a la hora de escuchar y adaptarse a lo que tú quieres. Valora lo que necesitas.

7 – Relevancia como cliente

Siguiendo con el punto anterior, quieres alguien que te cuide y te mime, que te acompañe en el camino, sentirte importante.

Para un proveedor pequeño, seguramente vas a ser un cliente clave y esto va a ir ligado con un mayor detalle y un mejor servicio que si contratas a una maxi empresa para la que eres la última de sus preocupaciones. Piénsalo, ¿cuán importante seré para este proveedor? Si eres importante, se notará en el resultado.

8 – Formato de solicitud

Cuando busques un proveedor, establece claramente qué quieres saber de la empresa y cómo debe mostrártelo. ¿Un presupuesto, experiencia en un sector determinado, conocimiento de un programa concreto…? Además, si ya lo has dejado estipulado en algún briefing o convocatoria, el cómo te entregan la información también deberá ser evaluado.

Personalmente, valoro los pequeños detalles (y creedme suele ser donde más fallos hay): han puesto el nombre de mi empresa bien, el mío, han seguido la estructura que les he pedido o han puesto el logo de la compañía. Los pequeños detalles importan.

9 – Precio

Por último, no podía faltar el presupuesto. Claro, nuestro dinero es limitado y queremos la mayor rentabilidad, un buen acuerdo en cuanto a calidad-precio. ¿Qué quiero decir? No será siempre el más barato el mejor. Lo recomendable es valorar primero todos los puntos precedentes (entendiendo que todos entran dentro de tu presupuesto), y después, elegir entre los mejores considerando el precio.

Piensa que los precios casi siempre son negociables y si un proveedor te convence de verdad, te ha dado buen feeling y quieres apostar por él, no deberías descartarlo simplemente por el precio; háblalo, porque, ya sabes lo que dicen, hablando se entiende la gente.

En conclusión

Haz una lista de todos los requisitos básicos o técnicos que debe de tener el proveedor que buscas. Úsala como criba; los que no los cumplan, fuera. Después, puntúa, chequea páginas web, resuelve dudas por teléfono y ten en cuenta los puntos citados aquí arriba, tus necesidades particulares, y ¡voilà!

Y vosotros, ¿en qué os fijáis cuando elegís un proveedor?

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